Ačkoliv na trhu existují softwarová řešení pro kompletní digitalizaci a částečnou automatizaci příjmu faktur nebo celé obchodní komunikace, mnohé účetní a fakturantky stále raději pracují s papírem a data z dokladů ručně přepisuji do účetních systémů. Proč tomu tak je a jak to změnit?
Firma, která chce digitalizovat a zčásti automatizovat obchodní komunikaci, má několik možností. OCR (optické rozpoznávání znaků) nebo formát pro elektronickou fakturaci ISDOC jsou dnes spíše překonané, účetní a účetní kanceláře však mají na výběr pokročilý vytěžovací software (například iNVOiCE FLOW) nebo mezinárodní standard pro elektronickou komunikaci EDI.
Tato řešení do velké míry automatizují příjem, schvalování a zpracování faktur a v případě EDI dokonce digitalizují tok objednávek nebo dodacích listů. Firmám taková automatizace ušetří desítky (až stovky) hodin práce účetní či fakturantky každý měsíc. Proč se těmto nástrojům společnosti i přesto vyhýbají?
Strach z něčeho nového
Mnohé účetní a fakturantky mají desítky let zajetý postup – každou přijatou fakturu z e-mailu vytisknou, zkontrolují, nechají schválit u nadřízeného, proplatí a ručně přepíšou do účetního systému. Této zažité praxe se nechtějí vzdát a případné změny se bojí.
Jakkoliv je tato obava pochopitelná, účetní v takovém případě dělají nekvalifikovanou rutinní práci, kterou dnes s násobně vyšší rychlostí a nižší chybovostí zvládne i software. Problém je o to palčivější u rostoucích firem, které s vyšším počtem objednávek vyřizují čím dál více dokladů a bují jim administrativa. Existují pak firmy, ve kterých je zaměstnáno několik brigádníků čistě na zpracování faktur.
Praxe přitom ukazuje, že účetní a fakturantky si na software velmi rychle zvyknou a časem si jej pochvalují. Jeho obsluha nevyžaduje žádné IT znalosti a lidé z účtáren se mohou věnovat sofistikovanější a kreativnější činnosti. Je úlohou manažerů a majitelů firem, aby pro své lidi našli smysluplnější využití a změnu náplně práce s nimi diskutovali.
Strach ze ztráty zaměstnání
Pokud část práce fakturantky nahradí software, vyvolává to v lidech přirozenou obavu, zda nepřijdou o práci.
I tato obava je legitimní, nicméně v praxi se nepotvrzuje. Například podle zkušeností společnosti GRiT, která vytěžovací software nebo EDI nasadila do stovek firem, k propouštění nedochází. „Párkrát se nám stalo, že daná firma například přestala využívat brigádníky během sezónních špiček, kmenové zaměstnance ale nikdo nepropouští,“ uvádí obchodní konzultant GRiTu Pavel Janyška
Nedůvěra v…
